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किसी को ईमेल करते समय जरुर याद रखें ये 5 बड़ी बातें

क्या आपको भी किसी को चिट्ठी भेजे एक जमाना हो चला है? पत्र लिखने की हमारी ये आदत इमेल्स ने छीन ली है। आंकड़ों के अनुसार, हर रोज 210 इमेल्स सेंड और रिसीव किए जाते हैं। इससे पता चलता हमारी आदतों में कितना बदलाव आ चुका है। इसी के साथ इमेल्स हमारी जिंदगी का एक अभिन्न हिंसा भी बन गए हैं। खासतौर पर ऑफिशियल कम्यूनिकेशन में यह महत्वपूर्ण टूल है। ईमेल लिखने के तरीके से रिसीवर के दिमाग में हमारी एक छवि बन जाती है। इसी के साथ एक आम मेल और अच्छे फॉर्मेट में लिखे हुए मेल में बहुत अंतर होता है। अगर आपके काम में भी ईमेल महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है तो कुछ ऐसी आदतें हैं जिसको बदलना बहुत जरुरी है। इस पोस्ट में हम आपको ऐसी ही कुछ आदतों के बारे में बताने जा रहे हैं, जिन्हें बदलकर आप बेहतर तरीके से ईमेल को प्रेजेंट कर पाएंगे

जरुरी इमेल्स का हमेशा करें रिप्लाई:

आपको कैसा लगेगा अगर आप किसी से कुछ पूछें और आपको उसका रिप्लाई न मिले। इसी तरह अगर आपको कोई मेल आया है जिसको एकनॉलेज करना जरुरी है, तो समय निकलकर उसका रिप्लाई जरुर करें। इससे रिसीवर को यह सन्देश भी जाएगा की आप उसकी बात पर गौर कर रहे हैं।

मेल में सब्जेक्ट कॉलम को खाली न छोड़ें:

हम में से कई लोग मेल तो अच्छे लिखते हैं लेकिन सब्जेक्ट के कॉलम को खाली छोड़ देते हैं। इससे रिसीवर को पता ही नहीं चलता की अपने मेल किस बारे में लिखा है। इस तरह के मेल्स कई बार इग्नोर भी हो जाते हैं या उन्हें स्पैम समझ कर डिलीट भी कर दिया जाता है।

मेल्स को रखें एरर फ्री:

कोशिश करें की ईमेल को चेक करने से पहले ना भेजें। ईमेल में की कई गलतियां आपके आने वाले अवसर को खराब भी कर सकती हैं। आपके द्वारा लिखा गया मेल रिसीवर के लिए आपकी छवि है। तो अगर आप गलत या गलतियों से भरा मेल करेंगे तो यह आपकी छवि को खराब कर सकता है।

CAPS में ना लिखे मेल:

अपने मेल को कभी भी CAPS में ना लिखें। सभी शब्दों के लिए कैप्सलॉक का प्रयोग सामने वाले के सामने गलत सन्देश भेजता है। इससे पढ़ने वाले को यह अंदेशा लगता है की या तो आप गुस्से में हैं या नकारात्मक रुप से जवाब दे रहे हैं।

मेल में Lingo का प्रयोग ना करें:

ईमेल टेक्स्ट की तरह नहीं होते। टेस्टिंग करते समय जैसे आप LOLs, BTWs या FYIs का प्रयोग करते हैं, इसे मेल में ना करें। ईमेल टेक्स्ट के जरिये कम्यूनिकेशन का माध्यम जरुर है, लेकिन यह एक फॉर्मल प्रोफेशनल कम्युनिकेशन माना जाता है।

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